شما برای تأمین مایحتاج خود و خانواده‌تان و خشنودی رییس‌تان سخت کار میکنید. آیا روشی وجود دارد که شما بتوانید سختتر کار کنید؟ نمی‌دانم، اما مطمئن هستم. روش‌های زیادی برای کار هوشمندانه ( تکیه بر هوش) وجود دارد. افراد موفق لزوماً سختتر از شما کار نمی‌کنند اما هوشمندانه‌تر کار می‌کنند و در این‌جا به بعضی از فنوی که آنها در آن استاد هستند اشاره می‌شود.
۱. خودتان را به مشغولیت نزنید
هنگامیکه مدیر شرکت در راهرو قدم میزند، هر کسی مشغول کاری است، یکی با تلفن صحبت میکند، یکی در جلسه است یا کار دیگری میکند. آنها مشغول به نظر می‌آیند، اما آیا واقعاً مشغول هستند؟ اگر شما از افراد موفق بپرسید، خواهندگفت خیر. تمام موارد فوق نشانههایی از "بهره‌وری بدون تفکر" هستند. این امر ممکن است باعث شود که شما از سوی همکاران‌تان مورد تقدیر فراوان قرار بگیرید، اما مشغولیت باعث ارتقاء شما نمی‌شود – دست کم نه آن ارتقاء مدنظر. به عبارت دیگر، سخت کار کردن به این معنی است که شما به دنبال موفقیت هستید و در هر ساعت ۱۰۰مایل میدوید... نه لزوماً در مسیر درست.
۲. هوشمندانه‌تر کار کنید نه سختتر
کلید موفق شدن هوشمندانه کار کردن است نه سخت کار کردن. حالت "روبات بودن" را ترک کنید و روش‌های جدیدی را برای پرداختن به هرکار و پروژه بیابید. قواعد و نرم‌افزارهای قدرتمند مدیریت زمان، مانند نرم افزار تایم دکتر، را به‌کارگیرید، و همچنان به کاهش زمانی که برای هر کاری لازم است ادامه دهید. نیازی نیست که شما چیزی را دوباره اختراع کنید، اما نیاز دارید روش‌های جدیدی برای استفاده از زمان بیابید و از چشم‌انداز کاملاً متفاوتی به آن بنگرید. در آینده، شما سپاس‌گزار روال جدیدتان خواهید شد.
۳. تمام کارهایتان را اولویتبندی کنید
اولویتبندی کلید افراد موفق است- آنها فقط تمام کارهایی را که در دست دارند انجام نمی‌دهند، بلکه اول از همه مهمترین کارها را انجام میدهند. الگویی را مشخص کنید و مهمترین کارهای روز را بلافاصله بعد از رسیدن به اداره پیداکنید و آنها را انجام دهید. هنگامیکه مهمترین کارها انجام شد، آنگاه میتوانید بگویید روز موفقی داشته‌اید، حتی اگر نتوانسته‌اید به کارهای دیگر آن روز برسید. اجازه ندهید ریزهکاریها شما را از پا دربیاورند، کارهایتان را به تعویق نیندازید.
کمالگ‌رایان غالباً به ریزهکاریها می‌پردازند، زیرا درصدد هستند همه چیز را تکمیل کنند- این یک اشتباه است، به نامطلوبی آنچه که به نظر می‌آید. بر انجام یافتن پروژه‌های بزرگ تمرکز کنید سپس آنها را بازبینی کنید و تمام ریزه‌کاری آنها را بهبود دهید.
۴. کارتان رابه صورت بازی درآورید
درآوردن کار به صورت بازی یک مفهوم جدید است، اما هنوز هم به‌عنوان یکی از موثرترین روشها در افزایش مشارکت درکار پدیدار می‌شود و روشی را که شما با آن کار میکنید تغییر میدهد. همانطور که از نامش پیداست، درآوردن کار به صورت بازی روند تبدیل کار به بازی است، بدون از قلم انداختن کار اصلی. درآوردن کار به صورت بازی سلامتی‌تان را افزایش میدهد و به شما اجازه میدهد که به موفقیت‌های‌تان عینیت ببخشید. درست مانند یک بازی، هنگامیکه شما برای هر کاری برنامه‌ریزی میکنید، میتوانید آن را به بخش‌های کوتاه ۱۵-۲۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید. وقتیکه هرکار به پایان رسید، به خودتان جایزه بدهید. آن جایزه میتواند هر چیزی‌که می‌خواهید باشد، از اسموتی گرفته تا قدم‌زدن کوتاه در پارک یا چک کردن حساب رسانه‌های اجتماعی. یکی از مزایای درآوردن کار به صورت بازی این است که شما می‌آموزید در مدت زمان کوتاه، مثلاً ۱۵ دقیقه، چه‌قدر کار میتواند انجام شود. مزیت دیگر در این حقیقت نهفته است که شما قادر هستید برای تقدیر از آنچه انجام داده‌اید وقت بگذارید، که این روش بزرگی برای با انگیزه ماندن و متمرکز ماندن است.
۵. کارهای مرتبط را گروهبندی کنید
مغز انسان طوری ساخته شده است که میتواند در یک زمان روی یک کار فکر کند. هنگامیکه شما مجبور هستید چندکار مختلف را انجام دهید، لازم است از چندین قسمت از مغزتان استفاده کنید و در نتیجه انواع مختلف تفکرات را به کار می‌گیرید. اگر شما کارهای مرتبط را گروهبندی کنید، مغزتان مجبور نخواهد بود از یک نوع تفکر، مانند تفکر آنالیزی به نوع دیگر مانند تفکر خلاقانه، مکرراً در حرکت باشد. انجام دادن چند کار که مستلزم یک نوع از تفکر به‌صورت متوالی است، بهرهوریتان را افزایش میدهد و به کارتان سرعت زیادی میبخشد. گروهبندی کارها یک رمز بزرگ در مدیریت زمان است زیرا میتواند روش کاری شما را ارتقا دهد و دگرگون سازد. برای مثال، اگر شما یک نویسنده هستید و میبایست یک کتاب الکترونیکی را ثبت کنید، یک گزارش را ثبت کنید، سپس دو مقاله را بازنویسی و یک سرمقاله(مقاله سر دبیر) را بنویسید، شما کار ثبت و نگارش را گروهبندی خواهیدکرد. با این روش، قادر خواهید بود آن کارها را سریعتر و آسانتر انجام دهید.
۶. سازماندهی، سازماندهی، سازماندهی هر چه بیشتر
یکی از بهترین ترفندهای مدیریت زمان سازماندهی است- سازمان‌یافته بودن برای کاهش "اتلاف وقت" در کارتان امری بسیار مهم است. سامانه‌ای را ارائه دهید و آن را هر چه زودتر به کار بگیرید. شما تفاوت بزرگی را متوجه خواهید شد که از دانستن جای گزارش‌های فروش هفته‌ی پیش حاصل می‌شود و مجبور نیستید ۳۰ دقیقه وقت صرف گشتن آنها کنید.
۷. یاد بگیرید پروژه‌ها را رد کنید
بعضی‌وقت‌ها، لازم است شما شهامت نه گفتن را داشته‌باشید. کار کشیدن زیاد از خود راهی به سوی موفقیت نیست، بلکه راهی به سمت خستگی و فرسودگی است. افراد موفق برای اینکه بر کارهای مهمتری تمرکز کنند، در رد کردن کارهای خاص استاد هستند. محتاط باشید و فقط کارهایی را انتخاب کنید که برایتان معنی داشته باشد و واقعاً باعت ارتقای شما شود. تمام وقت‌تان را به این پروژه‌ها اختصاص دهید، عوامل تعلل و حواس‌پرتی را حذف کنید، برای کارهایی که در دست دارید مهلت شخصی تعیین کنید. برای مثال، به خودتان قول دهید که یک مقاله را در عرض یک ساعت تمام کنید. هنگامیکه مقاله را به‌موقع یا حتی پیش از موعدی که خودتان تنظیم کردید، تمام کنید، حس عظیم به سرانجام رسیدن میکنید. این هیجان میتواند چشمگیر و بسیار انگیزشی باشد.
۸. بدانید چه وقتی دست از کار بکشید.
بعد از تمامِ آن مدیریت‌های زمان، متوجه خواهید شد که هنوز هم حجم زیادی از کارها روی میز مانده است. در این لحظه است که شما باید از مهمترین رمز افراد موفق استفاده کنید: از کار دست بکشید و به خانه بروید. بله، درست است- بعد از استفاده از تمام راهبردها برای کاهش اتلاف وقت، کارهای اضافی را حذف کنید، و بر انجام یافتن پروژه تمرکز کنید، شما باید بدانید چه وقت دست از کارتان بکشید و به خانه بروید. همان‌طورکه گفته‌ام، اگرشما کارها را اولویتبندی کنید و مهمترین آنها را انجام دهید، برای رفتن به خانه آماده هستید. ازاینکه تلاش میکنید همه‌ی کارها را انجام دهید، در اشتباه هستید. در عوض، هنگامیکه خسته شدید دست از کار بکشید و آنگاه احساس میکنید برای دیگران تأثیرگذار هستید. همیشه کارهای بیشتری وجود خواهد داشت که باید انجام داد، اما شما باید به زندگی‌تان هم برسید. دست کشیدن از کار بخشی از کار هوشمندانه است- حتی مهمترین رازِ کار هوشمندانه، زیرا به شما امکان میدهد که دست از کار بکشید و از زندگی لذت ببرید. این دقیقاً چیزی است که شما را موفق میکند.
منبع: بازده