اگرچه مفهوم برون‌سپاری سالهاست به وجود آمده، اخیراً برای کسب‌وکارهای کوچک عملی‌تر و محبوب‌تر شده است.
برون‌سپاری کارهای خاص زمان را برای شما ذخیره می‌کند و به شما کمک می‌کند در حالی که به توسعه‌ی کسب‌وکار خود می‌پردازید هزینه‌ها را پایین نگه دارید.
کریس داکر نویسنده و کارآفرینی است که با فواید برون‌سپاری بیگانه نیست. او برخی از بهترین نکته‌ها و ترفندهای برون‌سپاری کارها را در لیست زیر گنجانده است.
۱- کارهایی که می‌خواهید برون‌سپاری کنید را معین کنید.
امروزه، در کسب‌وکارها می‌توان هرچیزی را برون‌سپاری کرد. بنابراین باید مشخص کنید کدام بخش از کسب‌وکارتان می‌تواند از کمک بیرونی سود ببرد. اگر چیزی وجود دارد که با تخصص شما جور نیست، می‌توانید به برون‌سپاری آن فکر کنید. داکر به توسعه وب‌سایت، طراحی گرافیک، تولید محتوا، تولید ویدئو و … به عنوان فرصت‌های برون‌سپاری رایج یاد می‌کند، مخصوصاً در مورد کارآفرینان مجازی. برون‌سپاری فعالیت‌های رسانه‌های اجتماعی نیز فرصتی رایج برای برون‌سپاری است.
۲- از برون‌سپاری به عنوان روشی برای ذخیره‌ی زمان استفاده کنید.
برخی از مردم برون‌سپاری را عمدتاً راهی برای صرفه‌جویی یا کاهش هزینه‌ها می‌دانند. اما همانطور که داکر اشاره کرد، زمان یکی از گرانبهاترین سرمایه‌های صاحبان کسب‌وکارهاست. بنابراین زمانی که می‌اندیشید چه چیزی را برون‌سپاری کنید، به اموری فکر کنید که وقت شما را بسیار می‌گیرند.
۳- اما کنترل امور مهم را در دست داشته باشید.
شما نباید هرچیزی را برون‌سپاری کنید. به عنوان مثال، داکر می گوید که تولیدکننده محتوایی دارد که برخی از ایده‌ها و طرح کلی پست‌ها را تهیه می‌کند. اما اغلب کسی که مطلب نهایی را می‌نویسد خودش است.
۴- افراد را برای نقش‌ها استخدام کنید نه برای یک وظیفه مشخص.
این قسمت یکی از بخش‌های اصلی توصیه‌ی داکر است. اگر می‌خواهید برون سپاری واقعاً به کسب‌وکارتان سود برساند باید پیمانکارانی پیدا کنید که نقش‌ها و سمت‌هایی که لازم است پر شوند را پر کنند. اطمینان حاصل کنید که تخصص آنها نیازهای کلی شما را برطرف کند به جای اینکه فقط به دنبال کسی باشید که تنها یک کار خاص را انجام دهد.
۵- استانداردهای کلی استخدام را حفظ کنید.
تنها به این خاطر که به جای کارمند سنتی به دنبال پیمانکار هستید این معنی نیست که استانداردهای شما باید تغییر کند. پیمانکاران نیز می‌توانند تأثیر بسزایی بر کسب‌وکار شما داشته باشند. بنابراین همان توجه و حساسیتی را که هنگام استخدام کارمندان به خرج می‌دهید در یافتن پیمانکاران نیز به کار ببندید.
۶- بدون توجه به مکان جغرافیایی شخص مناسب را استخدام کنید.
یکی از بزرگترین فواید استخدام فریلنسرها، پیمانکاران یا کمک‌های مجازی این است که نیازی به محدود کردن جستجویتان به موقعیت جغرافیایی نیست. شما می‌توانید بهترین شخص یا شرکت را برای کار بدون محدود کردن جستجوی خود استخدام کنید.
داکر می‌گوید: برون‌سپاری به او این توانایی را داده که توسط اشخاص مناسب در نقش‌های مناسب پیشرفت کند. کارآفرینان دانا و زیرک عصر حاضر، زمانی که به دنبال استخدام بهترین‌ها هستند خود را به مناطق جغرافیایی مشخصی محدود نمی‌کنند.
۷- پلتفرم مناسب را برای نیازهای خود پیدا کنید.
زمانی که تصمیم گرفتید کجا به کمک برون‌سپاری نیاز دارید، اگر پیمانکاری در نظر ندارید باید تصمیم بگیرید از کدام پلتفرم برای جستجوی خود استفاده کنید. سایت هایی مانند پونیشا می‌توانند به شما کمک کنند تا پیمانکارانی را در مناطق متنوعی پیدا کنید.
۸- در هنگام روند استخدام برای خود زمان ذخیره کنید.
هنگامی که می‌خواهید کارها را برون سپاری کنید، علاوه بر پیدا کردن سایتی که به شما کمک می‌کند کاندیدای مرتبط و مناسب را پیدا کنید، باید در نظر داشته باشید که هرکدام از این کارها تا چه میزان زمان‌بر است. اگر قصد شما از برون‌سپاری ذخیره‌ی زمان است، مسلماً نمی‌خواهید زمان زیادی را برای غربال کردن هزاران تقاضانامه‌ی نامرتبط هدر دهید.
۹- برای رویارویی با تعداد زیاد کارجو آماده باشد.
اگر از سایتی چون پونیشا استفاده می‌کنید، باید برای دریافت پیشنهادات بسیاری آماده باشید. این امر فرصت یافتن شخصی که برای شغل مورد نظر کاملاً مناسب باشد را به شما می‌دهد، فقط باید زمانی را به این کار اختصاص دهید یا باید این کار را به یکی از کارمندان بسپارید.
۱۰- مهارت‌ها و تجربیات را در نظر بگیرید.
در روند استخدام، مهارت‌ها و میزان تجربه‌ی پیمانکار اولین چیزی است که باید ارزیابی کنید. مسلماً برای برون‌سپاری به دنبال کسی هستید که مهارت‌های لازم برای پر کردن نقشی که در نظر دارید را داشته باشد. همچنین به دنبال کسی هستید که تجربیات مرتبط کافی را داشته باشد تا بتوانید به توانایی‌های او اعتماد کنید.
۱۱- به طرز فکر آنها دقت کنید.
طرز فکر، فاکتور دیگری است که داکر به آن توجه می‌کند. فرد باید مهارت‌های مناسب یا تجربه داشته باشد اما اگر به کار خود اهمیت ندهد احتمالاً برای گرفتن شغل مناسب نیست.
۱۲- به شخصیت آنها توجه کنید.
فاکتور دیگری که داکر به آن توجه می‌کند شخصیت است. استخدام یک پیمانکار بسیار به استخدام کارمند شباهت دارد. حتی اگر آنها در دفتر کار شما حضور فیزیکی ندارند، باید مطمئن شوید که از کار کردن با آنها لذت می‌برید.
۱۳- مراقب نشانه‌های هشدار باشید.
چیزی که داکر هنگام ارزیابی مراقب آن است، الویت‌های کاندیداهاست. اگر کسی شروع به پرسیدن چیزهایی چون پول و مرخصی زودهنگام در روند استخدام کند، می‌تواند به معنی پرچم قرمز باشد. اگرچه چنین مواردی مهم هستند؛ اما اگر کاندیدایی قبل از گفتگو درمورد نقش و کارش چنین بحث‌هایی را پیش بکشد، شاید به اندازه ی کافی متعهد نیست.
۱۴- گام های نخستین استخدام را به دیگران بسپارید.
روشی دیگر برای ذخیره‌ی زمان در طول روند استخدام، سپردن گام‌های نخستین استخدام به دیگران است. اگر شما کسانی را دارید که متعهد شده‌اند تقاضانامه‌ها را بررسی کنند و مصاحبه‌های اولیه را انجام دهند، احتمالاً این کارها را بهتر از شما انجام خواهند داد.
۱۵- اما کاندیداهای برتر را خودتان ارزیابی کنید.
همانطور که نباید تمام ابعاد کارتان را برون‌سپاری کنید، تمام بخش‌های روند استخدام را نیز نباید به دیگران بسپارید. داکر پیشنهاد می‌کند کسانی را برای بررسی تقاضانامه‌ها و مرحله‌ی اول یا دوم مصاحبه‌ها بگمارید، سپس از کاندیداهای اندک باقی مانده خودتان مصاحبه کنید تا مطمئن شوید با استانداردهای شما سازگار هستند.
۱۶- به هزینه‌ها توجه کنید.
هنگام هرگونه تصمیم برای برون‌سپاری، هزینه یکی دیگر از موارد مهم است. الزاماً نباید دنبال ارزانترین گزینه باشید. اما مطمئن شوید چیزی را برگزیده‌اید که به طور معقول از پس هزینه‌هایش برمی‌آیید.
۱۷- برای آمادگی افراد وقت بگذارید.
هنگامی که پیمانکار را برگزیدید هنوز فاصله‌ی زیادی تا اتمام کار وجود دارد. باید مطمئن شوید که روندهای کاری و انتظارات شما را فهمیده‌اند. بنابراین زمانی را برای آمادگی آنها در نظر بگیرید.
۱۸- از یک نفر انتظار نداشته باشید که تمام کارها را انجام دهد.
طبق گفته ی داکر، یکی از رایج‌ترین اشباهاتی که مردم هنگام برون‌سپاری مرتکب می شوند، انتظار بیش از حد از یک پیمانکار است. اگر یک طراح گرافیک را استخدام کرده‌اید، نباید انتظار داشته باشید کارهای توسعه وب‌سایتان را انجام دهد.
۱۹- از کارآموزی چشم‌پوشی نکنید.
حتی اگر کسی را استخدام کرده‌اید که مهارت‌ها و تجربه‌ی مناسب با نیاز شما را دارند، هنوز هم باید آنها را برای نقشی که در شرکت شما دارند آموزش دهید.
۲۰- همانگونه که به کارمندان اهمیت می‌دهید، به پیمانکاران توجه کنید.
رفتار خوب و مناسب با پیمانکار نیز مهم است چون باعث می‌شود کارشان را به خوبی انجام دهند. پرداخت عادلانه، بازخورد و دستوالعمل‌های واضح و روشن، و مزایای دیگری که برای کارمندان همیشگی خود فراهم می کنید را می‌توانید برای پیمانکاران در نظر بگیرید تا حس کنند عضوی از تیم هستند. و از آنجایی که کار آنها به طور مستقیم بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد، این کار بخشی از استراتژی برون‌سپاری شماست.
منبع : پونیشا